Productividad: 6 tips (Aunque en realidad son 16) contra la reunionitis
ACLARACIÓN: No estoy en contra de las reuniones, algunas si son productivas y agilizan procesos.
ACLARACIÓN 2: Por mi trabajo como Asesor de Marketing Digital, mi día a día se da en reuniones a través de zoom, tal vez de ahí la sensibilidad al tema…
Éste es un tema que me ha tenido pensando muchísimo recientemente, sobre todo, después de la pandemia…
En realidad, no sólo me ha tenido pensando… me ha tenido incómodo, si soy honesto…
Lo que sucedió, fue algo así como si toda la humanidad (O una buena parte) se hubiera sumergido en un curso intensivo de Zoom para marzo del 2020 y de un momento a otro gran parte de nuestros trabajos se mudaron allí (O a equivalentes como Microsoft Teams o Google Meet)…
Tal efecto se puede observar claramente en Google Trends…
Poco a poco la vida ha ido volviendo a la normalidad y nuestros trabajos también…
Muchos incluso, han vuelto a sus oficinas (Algunos más felices que otros)… curiosamente en muchos casos, para seguir teniendo reuniones por Zoom 🥴
Pero, en mi opinión, o no se si tal vez ando más sensible, seguimos pasando por un pico de reunionitis bastante complejo…
Como dice mi amigo Alex Torrenegra…
La reunionitis. pic.twitter.com/NjvpgeGoK2
— Alexander Torrenegra (@torrenegra) July 5, 2022
Escribir toma más tiempo que hablar pero leer toma mucho menos tiempo que escuchar, sólo programa reuniones cuando se espera una alta interacción entre los participantes.
Alex Torrenegra
A partir de este sentir, hace unos días hice una publicación en LinkedIn al respecto y para mi sorpresa, es un tema sensible del que muchos estamos padeciendo.
La conversación en general estuvo muy interesante pero especialmente quiero resaltar la frase que aportó de Carlos Trujillo:
Cinco personas en una reunión durante una hora no es una reunión de una hora, es una reunión de cinco horas.
Jason Fried, CEO de 37Signals
Por eso, y con el fin de no quedarme sólo en quejas, quiero compartir 5 tips (15 en realidad, aunque el 1 ya nos lo dió Alex) que pueden ayudarnos a evitar la reunionitis.
- Usa una plataforma de mensajería (Slack, Discord, etc) para comunicación interna y el correo para comunicación externa.
Esta es una practica que ví hace poco en el documento de Cultura Platzi…
«Nuestra cultura de trabajo siempre ha sido de dar prioridad a las personas que están lejos. Al tener gente en tantas ciudades, preferimos que todo sea dicho en los canales públicos de Slack. Esto nos da transparencia y autonomía«.
«Sólo usamos email con personas fuera de Platzi».
* Usar whatsapp para comunicación interna de la empresa no es una gran idea ya que no fue hecha con ese fin y puede ser una de las causas de la reunionitis. - Trabaja sobre documentos colaborativos
– Google Docs (¿Ya probaron el Smart Canvas? 🤯) o Notion para documentos de texto.
– Google Sheets o Airtable para tablas y bases de datos.
– Google Slides para preparar/coordinar presentaciones.
– Figma para diseño/aprobación de interfaces.
– Miró o Mural para sesiones de ideación/brainstorming y cualquier colaboración visual. (Como por ejemplo, la Sesión Delta sobre ¿Cómo subir el nivel del diseño/desarrollo web en la industria? que tuvimos en febrero en TacticoMD). - Usa Claap o Loom o similares para grabar videos cortos de tu pantalla con las ideas que necesitas compartir.
Éstos videos resultan muy útiles para enviar y que cada quien pueda verlo cuando pueda sin tener que coordinar una reunión (¡Muchas gracias Lina Obregon!). - Programa tu vida usando Google Calendar (Incluyendo tus reuniones)
Para mí, en realidad, Google Calendar es la base de toda organización del tiempo y lo combino con Google Tasks (Si… lo sé…. Google, Google, Google, pero qué hacemos… #GoogleFan)
Yo TODO me lo programo en Google Calendar:
– Temas de trabajo
– Citas médicas
– Salidas con Karen
– Paseos y vacaciones
– Hasta si voy a tomarme un día completo para descansar…
Ésto me permite tener un link público con mi disponibilidad para facilitar la programación de reuniones: https://luisbetancourt.co/cal/ - Usa una herramienta para administrar tu agenda.
Si quieres algo sencillo, comienza con un Calendly, yo uso Acuity Scheduling porque me permite sincronizar mi Calendario de Google, cobrar directamente mis asesorías (Con Stripe o Paypal) y hasta vender paquetes de horas.
Espero que resulten útiles mis tips…
Si con ellos logramos ahorrarnos 1 reunión, habrá valido la pena y morirá 1 diablito (Por cada reunión que nos ahorremos 👹)…
Así que para cerrar, vamos con lo siguiente…
Repeat after me…
… Si es posible, mejor hagámoslo asíncrono…
… Si no se puede, reunámonos virtualmente…
— En últimas, reunión presencial…
PD: No aplica para cafés con amig@s 😉
PD: La imagen del artículo no tiene mucho que ver con el tema peeeeero (Todo siempre tiene una razón…) quería aprovechar para compartir el nuevo banco de imágenes sobre Bogotá que publicó el portal de turismo de Bogotá. Foto de Juan Amarú Rodríguez
